Województwo mazowieckie

Zarządzanie w czasach iInternetu, czyli jak budować społeczne relacje i świadomość społeczeństwa internetowego
ikonka - drukuj drukuj
  • ikonka 1 maj-31 grudzień 2015
ilustracja

W dobie dostępu do powszechnego Internetu budowanie relacji międzyludzkich zmienia swoje oblicze, bezpośredni kontakt zaczęła zastępować komunikacja on-line. Z pewnością jest to pozytywny znak naszych czasów, ale również element budowania odrębności. Również komunikacja pomiędzy pracownikami oraz przełożonego z zespołem odbywa się poprzez maile, telefony komórkowe, smsy, telekonferencje. Oczywiście jak każde ułatwienie ma to swoje drugie oblicze.

Z  Bogdanem Dombrowskim – Podsekretarzem Stanu Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, odpowiadającym za sprawy telekomunikacji i pomoc samorządom w budowie sieci szerokopasmowych, rozmawiam o tym, jak nie wyeliminować w tej sytuacji kontaktu i relacji człowiek–człowiek na rzecz maszyna–człowiek.

Rozmowa z Ministrem Bogdanem Dombrowskim

Jak w Pana ocenie wygląda budowanie zespołów przez firmy w czasach Internetu?

Oczywiście są to niezbędne narzędzia dla naszej pracy, które wiele razy pomagają, ale też szkodzą relacji bezpośredniej pomiędzy ludźmi. W swojej pracy prowadzę regularne spotkania, narady z dyrektorami, członkami zespołów, w czasie których korzystam z nowoczesnych typów kontaktów: mali, telekonferencji. Jednak w zakresie przekazywania informacji za najlepszy uważam bezpośredni kontakt z drugim człowiekiem.

Kiedy zarządza się na poziomie kraju, bezpośrednie spotkania – z uwagi na odległości i czas poświęcony na podróże – na pewno nie są częste?

Wymiennie prowadzę telekonferencję oraz prowadzę spotkania, np. projekt wdrożenia Internetu szerokopasmowego w całym kraju jest realizowany w ramach regularnie odbywających się spotkań, rozmów, konsultacji bez wideokonferencji, prowadzonych z przedstawicielami projektu w całym kraju; w przeciwnym razie projekt nie miałby możliwości tak sprawnej realizacji. Dodatkowo co dwa w tygodnie prowadzę spotkania bezpośrednie z przewodniczącymi zespołów.

Jaki jest sposób na sprawne zarządzanie ?

Pierwszym kluczem jest hierarchizacja potrzeb i wartości. Jeśli buduję zespół z przedstawicielami administracji centralnej, to moim celem jest każdorazowo wybór, która ze spraw ma najistotniejsze znaczenie ze względów merytorycznych. W przypadku pracy z samorządami, gdzie zespół jest mniejszy, komunikacja prowadzona jest na mniejszą skalę.  

Drugim kluczem w zarządzaniu jest komunikacja?

W mojej karierze jako samorządowca przez wiele lat obserwowałem, jaką rolę odgrywa właśnie komunikacja z drugim człowiekiem, jak wpływa na zaangażowanie ludzi, w jaki sposób odpowiednia komunikacja służy podejmowaniu działań, organizowaniu się w grupy, koła itp.

Polska, jak dowodzą badania, to kraj, w którym postawy prospołeczne, np. gromadzenie się w lokalne grupy interesu, jest dopiero dojrzewającą postawą mentalną?

Zapytała mnie Pani jako praktyka o skuteczny sposób zarządzania. Nawet jeśli badania wskazują na brak postawy prospołecznej, to myślę, że jest to dla naszego kraju powód do zbudowania społecznego zaangażowania. Pokazania przez samorządowców korzyści, jakie płyną z dbania o organizację właśnie tych małych lokalnych grup działania. Wyrobienie pośród jeszcze niezaangażowanych grup nowego nawyku. Kolejny klucz do zarządzania to pokazanie korzyści płynących ze współpracy. Najważniejszy jest fakt, że ludzie się spotykają, mają wspólne zadania, są „zmuszeni”, chcą działać, uczyć się nowych rzeczy, w tym korzystać z Internetu. Miałem okazję w ubiegły weekend spotkać się z taką grupą organizowaną na Pomorzu przez koło gospodyń – było to już ich VI spotkanie.

W jaki sposób rozwój cyfryzacji może wpłynąć na rozwój małych grup, o których Pan wspominał?

Przykładem realnego odziaływania Internetu, praktycznego przedstawienia spraw związanych z informatyzacją i cyfryzacją oraz tego, że są tematy dotyczące każdego i w każdym wieku jest projekt „Kino za rogiem”. Rozwiązania współczesnej techniki od zawsze miały jedną ideę – służyć ludziom. Jest to stworzenie nowej filozofii kina odwołującego się do wspólnoty – kina dla przyjaciół, kina dla bliskich. Zbudowanie sieci małych kin, tanich w obsłudze i utrzymaniu, ale takich, które zachowują najważniejsze zalety współczesnych kin sieciowych, w szczególności cyfrową jakość obrazu i dźwięku. Projekt „Kino za rogiem“ to przede wszystkim sale multimedialne adaptowane do funkcji małego kina, tworzone w ramach istniejącej infrastruktury publicznej i prywatnej w domach kultury, bibliotekach, szkołach, ośrodkach edukacyjnych i sportowych, remizach strażackich, sanatoriach, klubach czy kawiarniach.

W małych miasteczkach i wsiach organizatorzy projektu chcieliby przywrócić modę na oglądanie filmów w kinie, pokazać, jak wykorzystać najnowocześniejsze formy techniki. Alternatywa polega również na tym, że nie tylko animator kina, ale także widz ma wpływ na dobór repertuaru. W kinie można obejrzeć nie tylko filmy, ale też transmisje na żywo z wydarzeń kulturalnych i sportowych oraz własne prezentacje multimedialne.

To jednak wciąż kropla w morzu... Jak zmieniać mentalność?

Poprzez pokazanie korzyści, podstaw dla działań związanych z cyfryzacją. Najważniejszą sprawą jest budowanie postawy społeczeństwa informacyjnego. Realizowane są projekty, które angażują społeczeństwo, np. „M@zowszanie” – obejmujący budowę sieci centrów kompetencyjnych obsługi Internetu w każdej gminie. W takim punkcie każdy może zostać przeszkolony i nauczyć się obsługi Internetu bezpłatnie.

Są również realizowane projekty edukacyjne, skierowane nawet od najmłodszych np. „Dzieciaka i Loco przygody w sieci, czyli jak bezpiecznie korzystać z Internetu”. Dziś w Internecie możemy zrobić zakupy, nauczyć się języka, obejrzeć film czy porozmawiać ze znajomymi. Z sieci korzystają coraz młodsi użytkownicy, dlatego Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji opracowało cykl pięciu filmów animowanych pt. „Dzieciaka i Loco przygody w sieci” promujący zasady bezpiecznego korzystania z sieci. Projekt został wyróżniony - 19 maja w Teatrze Kamienica w Warszawie odbyła się uroczysta gala „Kampanii Społecznej Roku 2014”. Kapituła Konkursu w kategorii „Kampanie instytucji publicznych” wyróżniła kampanię prowadzoną przez Departament Telekomunikacji Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji o przygodach Dzieciaka i Loco.

W celi realizacji małych społecznych projektów trzeba na początku wybudować infrastrukturę techniczną. Takim przykładem jest budowa Internetu szerokopasmowego w ramach projektu „Internet dla Mazowsza”, który zapewni budowę szkieletową i powszechny dostęp do Internetu, jak również korzystanie z usług projektu ePUAP, czyli uzyskanie dostępu do narzędzi internetowych podczas załatwiania spraw urzędowych. Internet wykorzystany umiejętnie nie będzie zamykał ludzi na siebie nawzajem. Staramy się, aby przede wszystkim ułatwiał, pomagał w dostępie do informacji, kontaktowaniu się zarówno w biznesie, jak i w bezpośrednich relacjach ludzkich. W swoich działaniach skupiam się na budowaniu świadomości i pokazaniu praktycznych rozwiązań.

 

O budowanie świadomości i niezbędność przynależności do społeczeństwa informacyjnego oraz o rozwój usług e-komunikacji pytam zaś Romana Dmowskiego – Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji.

Rozmowa z Ministrem Romanem Dmowskim

Pan Minister Bogdan Dombrowski wskazał korzyści, jakie niesie ze sobą rozwój usług informatycznych, cyfryzacja – że ma szasnę pomoc ludziom, a nie zamyka ich na siebie. W jaki sposób przekonać Polaków do załatwiania usług urzędowych w trybie on-line? Jak wygląda powszechny dostęp do tych usług? Co można załatwić na ePUAP?

Za pośrednictwem ePUAP można załatwić wiele spraw urzędowych. Trzeba zalogować się do systemu www.epuap.gov.pl i wybrać sprawę, którą chcemy załatwić. Następnie wypełnia się wniosek, podpisuje go profilem zaufanym i wysyła do wybranego urzędu. Jeżeli jakikolwiek urząd nie udostępnia wniosku w danej sprawie drogą elektroniczną, obywatel może ją zrealizować, wysyłając pismo ogólne – podpisane profilem zaufanym – na elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP) danego urzędu. Sprawy kierowane na ESP mają taką samą ważność jak wnioski złożone do urzędu w postaci papierowej.

Zgodnie z prawem od 1 lipca 2008 r. organy władzy publicznej są zobowiązane do przyjmowania dokumentów w postaci elektronicznej (przyjmowanie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej), chyba że są to sprawy, które zgodnie z prawem muszą zostać skierowane do urzędu i lub wyjaśniane osobiście.

W jaki sposób przekonać ludzi do tych usług. Obecnie liczba osób, które wiedzą o nich i z nich korzystają, jest mocno ograniczona. Społeczeństwo używa z Internetu i takich urządzań jak smartfony w sposób intuicyjny, przykładem jest powszechna zastąpienie aplikacji komputerowych, w których niezbędne jest korzystanie z myszki, na rzecz aplikacji przeznaczonych na urządzenia mobilne – tylko dlatego, że dostęp do aplikacji za ich pośrednictwem jest znacznie łatwiejszy.


Przede wszystkim należy rozszerzyć zestaw usług publicznych i dostępnych przez Internet, w tym usług rejestrowych. Co więcej – zwiększyć skalę korzystania z usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną; dołączać kolejne systemy administracji publicznej z portalem ePUAP; zwiększać dostępność usług publicznych (np. zachęcać za pomocą różnych kanałów dostępu elektronicznego).

Obecnie trwają prace nad nową wersją katalogu usług ePUAP. Testy nowego systemu zakończą się w lipcu 2015 rok, a we wrześniu z nowych usług będzie można już korzystać.

Jakie korzyści odczują obywatele z tej zmiany ?

Przede wszystkim będzie to bardziej przyjazna dla obywateli formuła korzystania z usług, rozmieszczenie aplikacji, bardziej intuicyjna obsługa strony, możliwość katalogowania usług.

Przede wszystkim będzie skutkowała zredukowaniem czasu poświęcanego na załatwienie spraw urzędowych oraz spadkiem kosztów administracyjnych. Głównym zadaniem ePUAP jest udostępnienie obywatelom jednego miejsca w Internecie, tak aby mogli załatwiać sprawy administracyjne bez konieczności wizyty w urzędzie.

Niewątpliwymi zaletami będą: dostępność wielu usług administracji publicznej w jednym miejscu, możliwość załatwienia spraw urzędowych przez Internet, możliwość wnoszenia opłat za usługi publiczne drogą elektroniczną, oszczędność czasu i pieniędzy, udostępnienie dokumentów niezbędnych do korzystania z usług administracji publicznej, większa dostępność i wiarygodność informacji przetwarzanych przez podmioty publiczne (większe poczucie bezpieczeństwa). 

Pierwotna wersja działania ePUAP okazała się zbyt mało precyzyjna i przejrzysta dla użytkowników. Obecnie system jest więc modernizowany właśnie pod kątem jego intuicyjnej obsługi

A nowa formuła?

W niej np. będzie można złożyć w trybie on-line wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego; zdjęcie do niego również będzie można dołączyć drogą elektroniczną. Zresztą już dziś w poszerzonej wersji ePUAP można załatwić np. ubezpieczenie europejskie (jest to usługa dla mieszkańców Warszawy.

W nowej wersji planujemy wprowadzić około stu usług, np. część spraw, które do tej pory wymagały rejonizacji, będzie można załatwić w mieście, w którym aktualnie przebywamy.

Skąd obywatele dowiedzą się o tych zmianach ?

Informacja zostanie przekazana przede wszystkim za pośrednictwem urzędników. Przeszkolimy kilka tysięcy pracowników administracji państwowej oraz informatyków. Oczywiście uruchomimy nasze dotychczasowe kanały komunikacyjne. Takim przykładem jest właśnie nasza dzisiejsza rozmowa informująca o planowanych zmianach. Będą wywiady, strona internetowa, poradnik o zasadach i możliwościach korzystania z ePUAP w nowej odsłonie itd.

O jakie jeszcze typy usług będzie poszerzony ePUAP?

Przede wszystkim w planach mamy współpracę z bazami Narodowego Funduszu Zdrowia. Dotychczas było to niemożliwe, ponieważ system nie był odpowiednio przygotowany na przechowywanie i ochronę kart zdrowia pacjentów. Umieszczanie w bazie takich informacji wymaga dodatkowych zabezpieczenia i spełnienia wymogów prawnych. W planowanej wersji takie zmiany już wprowadzono. To pozwoli na budowę centralnego systemu z informacjami o zdrowiu pacjenta.

A jak dziś wygląda praca nad wdrożeniem ePAUP?

ePUAP jest na etapie testów, podczas których musimy wyeliminować wszelkie błędy działania systemu. To musi zostać przeprowadzone perfekcyjnie, ponieważ w ciągu roku tylko miedzy samymi urzędami jest przesyłanych około 1 mln dokumentów w elektronicznej wersji.

Taki wspólnym elementem, który funkcjonuje pomiędzy urzędami, jest elektroniczna skrzynka podawcza.

Czy jeśli urzędy czy ministerstwa prowadzą wewnętrzny elektroniczny obieg dokumentów, to czy te wszystkie systemy są przystosowane by być kompatybilne i realizować sprawy drogą elektroniczną?

Bez względu na to, jaki jest typ urzędu czy to jest ministerstwo, to dostęp do elektronicznej wersji skrzynki podawczej posiada każda z ww. instytucji. To gwarantuje przekazywanie wszystkich dokumentów, bez względu na rodzaj wewnętrznego systemu.

Jak już wspominałem, podczas wdrażania nowej wersji ePUAP przeszkoleni zostaną informatycy strategiczni, którzy w swoje systemy będą wbudowywać usługi w trybie internetowym oraz zajmować się ich bieżącą obsługą.

11 maja 2014 r. weszły w życie ważne zmiany w Ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, Kodeksie postępowania administracyjnego oraz w Ustawie o ordynacji podatkowej. W przypadku korespondencji drogą elektroniczną już obowiązuje zasada dwóch awiz (zawiadomień). Ułatwienia w dostępie do informacji istnieją już teraz – jeśli obywatel wybierze drogę elektroniczną, to dostanie zawiadomienie, że odpowiedź czeka w elektronicznej skrzynce podawczej urzędu.

Już sam fakt wysłania pisma (podania) na ESP urzędu rozpocznie komunikację obywatela z urzędem drogą elektroniczną. Nie będzie już wymagane uzyskiwanie dodatkowej zgody na ten rodzaj komunikacji.

Polska jest krajem Unii Europejskiej. W perspektywie wspólnych działań i zintegrowanej administracji powinno to dać możliwość korzystania z dostępu do e-usług w każdym miejscu na obszarze Unii. Jak to wygląda w rzeczywistości?

Do 2018 roku mają być dostoswane przepisy oraz rozwiązania techniczne pozwalające na załatwienie sprawy przez obywateli polskich, nawet jeśli będą np. w Portugalii. Wystarczy, że wejdą na stronę tamtejszego urzędu i zalogują się swoim numerem i indywidulanym loginem, za pomocą zaufanego profilu. Obywatel Europy powinien mieć zapewniony taki dostęp.

Nowym rozwiązaniem jest tzw. szyna dostępowa, umożliwiająca wsparcie działania usług w formie on-line pomiędzy urzędami. Co to oznacza dla naszego obywatela? Dziś gdy załatwia Pani sprawę np. w urzędzie stanu cywilnego i jeżeli należy dołączyć do wniosku odpis aktu urodzenia, to musi Pani taki dokument sama dostarczyć do urzędu. Szyna dostępowa sprawi, że powstanie  wspólny system dostępu do dokumentów i urzędnicy będą mieli wgląd do bazy i sami mogli pobrać z rejestru odpisy dokumentów np. aktu urodzenia. Przykładem takich rozwiązań dziś są działające rejestry ksiąg wieczystych, czyli digitalizacja dokumentów i powstanie centralnego rejestru.

Te systemy mają usprawnić pracę urzędników i skrócić czas oczekiwania na załatwienie sprawy przez obywatela.

Rozmawiała: Sara Wola

Anna Kapuścińska 23-7-2015
Komunikat

Brak komentarzy dla tego wpisu

Fotogaleria

Strona używa cookie

Zamknij

Original text