Województwo mazowieckie

Profesjonalne śledzenie zadań
ikonka - drukuj drukuj
  • ikonka 19-31 lipiec 2015
ilustracja

Tempo pracy potrafi być zawrotne. Zapamiętanie i realizowanie na czas wszystkich zleconych zadań jest trudną sztuką, w której może pomóc tylko dobra organizacja pracy.

   Dobra organizacja pracy to klucz do prawidłowego wykonywania codziennych obowiązków, a co za tym idzie do aplikowania sobie mniejszych dawek stresu. Jeśli pracownik nie umie dobrze rozplanować zadań i zabezpieczyć narzędzi do ich realizacji, to nigdy nie osiągnie wymaganego w firmie poziomu wydajności. Stąd już prosta droga do stania się niepotrzebnym, a następnie do ustawienia się w kolejce do urzędu pracy po zasiłek. Niewłaściwe planowanie to m.in.: brak śledzenia codziennych zadań, brak zabezpieczenia odpowiednich uprawnień, niezorganizowanie sobie wszystkich narzędzi do pracy, spóźnianie się, a nawet bałagan na biurku. Następstwem takiej dezorganizacji jest: niedotrzymywanie narzuconych przez przełożonych terminów, gubienie ważnych przedmiotów lub dokumentów, czy też kłopoty zdrowotne spowodowane stresem. Wystąpienie tych czynników może przyczynić się także do obniżenia zarobków – zmniejszenia premii lub braku okresowych bonusów uznaniowych. Jak temu zapobiec?

   Zacząć należy od rzeczy z pozoru najprostszych tj. wysypiania się, odpowiedniego odżywiania, uporządkowania biurka i skrzynki mailowej. Trudność na tym pierwszym etapie polega na tym, że w natłoku źle zaplanowanych zajęć ciężko znaleźć choćby chwilę na ich realizację. Trzeba jednak to zrobić, bo warto. To jest punkt wyjścia. Następnie koniecznym jest spisanie wszystkich realizowanych zadań i przydzielenie im priorytetu. Nie, wszystkie nie są jednakowo ważne. Można przyjąć różne kryteria typu: „To jest pilne, bo zyskam dużo czasu na inne tematy, gdy ten zamknę”, „To jest najpilniejsze, bo jak nie zrobię tego na czas, to szef obedrze mnie ze skóry”. „To zaś może poczekać, bo nikt się o to nie upomni w ciągu najbliższych dwóch tygodni”. Bezpieczniej może wprost zapytać przełożonego o ustanowienie priorytetów. Gdy i ta czynność jest już wykonana można skorzystać z profesjonalnych programów do organizowania zadań takich jak: Trello, Asana, iCalendar etc. Są to darmowe programy dostępne w internecie, niezwykle ułatwiające codzienną pracę. Posiadają wiele przydatnych funkcji min. priorytetyzacja zadań, ustanawianie terminów realizacji poszczególnych tematów, przypominanie o zbliżającym się terminie, dzielenie zadań na etapy i tworzenie do nich list kontrolnych. Nie mniej ważną od poprzednich kwestii jest określenie wolnej przestrzeni w swoim harmonogramie na dodatkowe zadania dorzucane do bieżących. Jeśli podzielić miesiąc na tygodnie, potem na dni, a następnie na godziny, to wyjdzie, że w miesiącu pracownik ma przykładowo 168 godzin pracy. Jest dobrze zorganizowany, więc każdą sprawę realizowaną przez siebie wycenił na odpowiednią ilość godzin. Obecne zadania zajmą mu 148 godzin, co oznacza, że nowe przydzielone mu zadanie nie może przekroczyć 20 godzin. Jeśli przekracza powinien od razu powiadomić szefa, że nie da rady go zrealizować. No chyba, że po godzinach pracy, czyli za dodatkową gratyfikację.

   Właściwe planowanie i śledzenie swoich zadań jest nieodzownym elementem codzienności. Jeśli pracownik nie umie tego robić właściwie, to może się to bardzo źle odbić na jego osiągnięciach w pracy. Zalecane zatem jest, aby szkolić personel w tym kierunku i samemu zapobiegać powstawaniu takich kłopotów w zespole. Dobry szef musi umieć rozdzielać zadania, ale także pomóc podwładnym w ich zorganizowaniu. Takie podejście pracodawcy przyczynić się może tylko i wyłącznie do poprawy relacji z pracownikami, a jeśli obie strony zadowolone będą ze współpracy, to na pewno przełoży się na korzyści finansowe. A po to przecież wszyscy pracujemy, nieprawdaż?

Marcin Groszewski

Marcin Groszewski 19-7-2015

Źródło fot.: pixabay.com

Komunikat

Brak komentarzy dla tego wpisu

Fotogaleria

Strona używa cookie

Zamknij

Original text