Województwo mazowieckie

Negocjuj, nie walcz
ikonka - drukuj drukuj
  • ikonka 28 maj 2015-25 maj 2019
ilustracja

Negocjacji nie należy traktować jak walki, wierząc, że zwycięstwo zagwarantuje trwały sukces. Takie nastawienie powoduje, że w przyszłości wszystkie strony negocjacyjne przegrają, ponieważ partnerzy nie koncentrują się na rozwiązaniu problemu, tylko na wzajemnym zwalczaniu się.Negocjacje są podstawowym mechanizmem porozumiewania się ludzi, dzięki któremu partnerzy osiągają możliwe korzystne rozwiązanie konfliktu interesu. Należy pamiętać, że ważną umiejętnością dla prawidłowego przebiegu negocjacji jest skuteczne komunikowanie się. Negocjator powinien cały czas podejmować inicjatywę oraz  podtrzymywać kontakt z partnerem, dopóki wymiana informacji nie doprowadzi do wypracowania i przyjęcia przez strony wspólnego stanowiska.

Podstawy dobrego kontaktu podczas prowadzonej negocjacji :

- Koncentracja uwagi na partnerze negocjacyjnym, tzn. należy dać odczuć partnerowi negocjacyjnemu, że jest wysłuchany i zrozumiany. Nie należy mu przerywać i natychmiast przeciwstawiać się jego zdaniu. Jeżeli negocjatorowi zależy na dobrym kontakcie i współpracy, powinien skoncentrować swoją uwagę na rozmówcy poprzez kontakt wzrokowy (co najmniej 30-60% czasu rozmowy) oraz gesty i słowa świadczące o skierowaniu uwagi i zrozumieniu partnera negocjacyjnego. Negocjator powinien również aktywnie słuchać i starać się zrozumieć wypowiedź oraz odczucia swojego rozmówcy.

- Poszukiwanie informacji u partnera, czyli motywowanie go do przekazywania informacji. Najbardziej skutecznym sposobem jest umiejętność zadawania pytań, które prowadzą do zwiększenia wzajemnego zaangażowania, ułatwiają zrozumienie intencji drugiej strony oraz pozwalają ujawnić nowe szanse bądź zagrożenia.

- Przekazywanie partnerowi informacji dotyczących zarówno przedmiotu rozmowy, jak i sytuacji, w której znajdują się negocjatorzy. Należy zawsze ujawniać swoje uczucia i opinie na temat zachowań partnera lub konkretnej sprawy. Dzięki temu nasz partner negocjacyjny może znacznie lepiej zrozumieć nasze potrzeby i ma możliwość do zmiany swojego zachowania.Bardzo ważna jest umiejętność odpowiadania na pytania zadane przez partnera negocjacyjnego. Ogólną zasadą powinno być udzielanie informacji tylko na tyle, na ile przybliża to negocjatora do jego celów. Nie powinno się informować za darmo tzn. za każdą przekazaną informację negocjator powinien żądać od partnera informacji jemu przydatnej.

- Podtrzymywanie korzystnej atmosfery w czasie negocjacji jest często bezpośrednim źródłem ich powodzenia. Zadowolenie partnera negocjacyjnego w trakcie rozmowy jest dla obu stron korzystne. Dbałość o dobry klimat przyczynia się do zapobiegania sytuacjom obrony i ataku.

Pamiętaj o kilku ważnych zasadach aby;

- dbać o satysfakcję partnera, wyrażając się o nim z szacunkiem;

- unikać przesadnego irytowania partnera, swoimi wypowiedziami nie prowadzić do sytuacji, w której partner poczuje się obrażony. Negatywnym przykładem może być następująca wypowiedź , Pan jest za młody, żeby się na tym znać’’;

- odwoływać się do podobieństwa sytuacji, w której znajdują się negocjatorzy, gdyż ułatwia to podtrzymywanie więzi między rozmówcami; przykładem może być następująca wypowiedź ,,I pan i  ja mamy kłopoty rodzinne, ale nadal musimy rzetelnie wypełniać swoje obowiązki’’;

- ustalić dokładny porządek omawianych spraw, żeby w trakcie dyskusji ich kolejnośćnie wywoływała dodatkowych sporów. Na początku zawsze omawia się sprawy, które nie budzą żadnych wątpliwości, a następnie sprawy mało konfliktowe, a dopiero na końcu podejmuje się zasadnicze kwestie sporne.

Dobry negocjator powinien odznaczać się siłą polegającą na umiejętności oddziaływania na partnera negocjacyjnego tak, aby uzyskać jak najlepszy wynik. Podstawową umiejętnością, która daje tę siłę, jest skuteczne argumentowanie. Argumentację należy zawsze właściwie dostosować do osobowości partnera oraz sytuacji, w której znajdują się rozmówcy. Dla jednych osób liczą się fakty, a wtedy argumentacja powinna być rzeczowa – zgodna z rzeczywistością oraz posiadana wiedzą, dla innych z kolei są ważne dogmaty, ideologia czy emocje. Sposób budowania skutecznej argumentacji zależy od poziomu intelektualnego oraz do tego, na ile partner negocjacyjny zna omawiane zagadnienie. Przy doborze argumentacji należy uwzględniać nastawienie partnera do przedmiotu rozmowy. Argumenty powinny mieć charakter stopniowy- od prostych do złożonych i od znanych do nieznanych.Korzystne jest również podanie mocnych argumentów na końcu, a nie na początku wypowiedzi. Należy także pamiętać, że jeżeli na początku przedstawiamy argumenty silne, a słabe na końcu, to wszystko co mówimy może zostać uznane za rzecz pozbawioną większego sensu.

Wynik negocjacji zależy przede wszystkim od sposobu, w jaki się je prowadzi oraz kolejności poszczególnych posunięć. Ma to duży wpływ na ich przebieg i końcowy efekt. Pominięcie części posunięć lub niewłaściwe ich przeprowadzenie może zmniejszyć skuteczność negocjacji. Negocjator musi być bardzo dobrze przygotowany do rozmów, gdyż odpowiednie przygotowanie ma równie ważne znaczenie, jak sposób ich prowadzenia. Ponadto negocjator powinien zebrać wiele informacji na temat problemu oraz samego partnera negocjacyjnego.

Fazy negocjacji

W przebiegu negocjacji można wyróżnić trzy fazy. W fazie wstępnej następuje poznanie się partnerów negocjacyjnych ze sobą, określenie zasad postępowania oraz dokładne określenie celów negocjacyjnych. Głównym celem fazy środkowej jest zbliżenie oczekiwań partnerów negocjacyjnych, określonych w fazie wstępnej. Jest to czas, którym partnerzy przekonują się nawzajem do zaakceptowania własnych propozycji. Faza końcowa polega na zaakceptowaniu rozwiązań osiągniętych podczas negocjacji oraz na zawarciu porozumienia (podjęciu decyzji).Negocjacje powinny być procesem sprawnym. Sprawność ocenia się z punktu widzenia długości trwania negocjacji oraz trwałości rozwiązania konfliktu. Ponadto negocjacje powinny mieć charakter dynamiczny. Zbyt długie ich trwanie powoduje ponoszenie dodatkowych kosztów. Trwałe rozwiązanie konfliktu nie powinno prowadzić do ponownego powstania sporu z tych samych przyczyn. Rozwiązanie konfliktu powinno również zadowolić wszystkich uczestników. Głównym powodem niesprawnych negocjacji jest najczęściej nieprawidłowy sposób zachowania się negocjatorów – brak umiejętności właściwego komunikowania się stron w trakcie negocjacji, zwłaszcza w fazie ostatniej, brak właściwej argumentacji, wzajemnego ustępowania, dostosowania strategii negocjacyjnej do właściwej sytuacji.

Na koniec pamiętaj o kilku negocjacyjnych przykazaniach!       

- Atakuj problem, a nie ludzi . nie traktuj drugiej strony jak wroga, nie poniżaj jej ani nie obrażaj.

- Nie skupiaj się na stanowisku, ale na ukrytych za nim potrzebach oraz interesach

Odmienność waszych stanowisk tylko pozornie oznacza, że nie możecie osiągnąć kompromisu – gdy zaczniecie mówić o stojących za nimi potrzebach, łatwiej będzie znaleźć wspólne interesy i rozwiązanie możliwe do przyjęcia dla wszystkich.

- Zadawaj pytania, zamiast opierać się na własnych fantazjach i przypuszczeniach

Pytaj ,,Na czym Ci najbardziej zależy?’’ Dlaczego nie chcesz tego zrobić?’’

Słuchaj uważnie odpowiedzi, a gdy nie jesteś pewien, czy dobrze zrozumiałeś – zapytaj o to drugą stronę, własnymi słowami formułując jej stanowisko.

- Doceniaj to, co udało się osiągnąć i głośno to wyrażaj

Ciesz się z tego, co do tej pory udało się osiągnąć i mów o tym drugiej stronie:

,,Cieszę się, że do tej pory tak szczerze ze sobą rozmawiamy’’, ,,Wspaniale, że aż tyle wspólnych interesów udało nam się znaleźć’’.

- To, co najważniejsze zapisuj – od razu stanie się jaśniejsze.

- Użyj swojej wyobraźni przy poszukiwaniu różnych wariantów rozwiązań, nie upieraj się sztywno przy swoim pierwszym pomyśle.

A gdy rozmowy utkną w martwym punkcie:

- Wyliczcie jeszcze raz wasze wspólne interesy.

- Określcie, co obie strony stracą, jeśli się nie dogadają.

- Zaproponuj krótką przerwę, albo chociaż chwilę ciszy na wzięcie głębszego oddechu i przemyślenie wszystkiego jeszcze raz.

Wykorzystaj ten czas

 

Tekst : Marcin Mędygrał

Fot:  Artur Kieszowski/ CC0

Red:

Marek Łuszczyna 28-5-2015
Komunikat

Brak komentarzy dla tego wpisu

Fotogaleria

Strona używa cookie

Zamknij

Original text