Województwo mazowieckie

Jakie zasady rządzą e-mailem?
ikonka - drukuj drukuj
  • ikonka 3-15 marzec 2015
ilustracja

Pisanie e-maili jest rozpowszechnioną już formą komunikacji. E-mail jest wygodny, szybki i w zasadzie bezpłatny, bo jedyna opłata, jaka się z nim wiąże, to koszt połączenia internetowego. W kilka sekund możemy wysłać wiadomość na drugi koniec świata, a już po kilku następnych, otrzymać odpowiedź. Można pokusić się o stwierdzenie, że pisanie i wysyłanie wiadomości stało się zbyt szybkie i zbyt łatwe, bo coraz częściej e-maile są niedbałe, niezrozumiałe, wysyłane pospiesznie, bez żadnej refleksji autora nad ich treścią. Co zrobić, aby nie ulec pokusie zbyt swobodnego traktowania tej formy komunikacji?

    Za każdym razem, kiedy wysyłamy e-mail powinniśmy wypełnić pole tematu, tak aby odbiorca od razu wiedział czego dotyczy list. Podanie jasnego i zwięzłego tytułu wiadomości, a także imienia i nazwiska nadawcy pomaga adresatowi zrobić szybką selekcję otrzymanej poczty i znacznie usprawnia komunikację.

    Czasem zdarza się, że wysyłamy w załączniku zdjęcia lub dokumenty, także wtedy wypada napisać kilka słów od siebie. Ważne też, aby załączniki nie były zbyt duże, ponieważ to utrudnia przesyłanie
i odbieranie korespondencji. Duże pliki powinniśmy wcześniej skompresować lub podzielić.

     Nie należy rozsyłać przypadkowych wiadomości, takich jak dowcipy czy „łańcuszki szczęścia”.
W większości to tzw. spam, niepotrzebnie tylko zajmujący miejsce w skrzynce. Uważajmy też, co przesyłamy dalej, czasem nieopatrzne przesłanie wiadomości, której sami do końca nie przeczytaliśmy, może nas narazić na kompromitację.

     Stosowanie zwrotów grzecznościowych zależy oczywiście od rodzaju korespondencji.
W korespondencji oficjalnej najbardziej odpowiednie są zwroty „Szanowna Pani” czy „Szanowny Panie”. Zanim się podpiszemy warto dodać: „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Jeśli nie jesteśmy w osobistej zażyłości z adresatem naszego listu, nie wypada stosować popularnego ostatnio „Witam” na początku, czy „Pozdrawiam serdecznie” na końcu wiadomości. Natomiast w prywatnej korespondencji możemy pozwolić sobie na większą swobodę, zależną od relacji w jakiej jesteśmy z adresatem.

     Używanie skrótów, wbrew pozorom, wcale nie przyspiesza komunikacji, a w zasadzie ją utrudnia, pozostawiając dodatkowo wrażenie, że list jest napisany niedbale. Podobnie sprawa ma się
z literówkami oraz pomijaniem znaków diakrytycznych (czyli występujących w naszym języku „ogonków” czy „kreseczek”). Pisanie całego listu lub poszczególnych słów wersalikami, czyli wielkimi literami, również utrudnia czytanie i jest zwyczajnie niegrzeczne. W internecie wielkie litery oznaczają krzyk i tylko w komunikacie o takim znaczeniu powinny być stosowane. Po prostu starajmy się pisać zgodnie z zasadami ortografii.

     W korespondencji służbowej nie używa się żadnych emotikonów (znaków graficznych wyrażających emocje, jak np. J). Zasada ta nie obowiązuje oczywiście w korespondencji prywatnej, gdzie mamy dowolność w ich stosowaniu.

     Jeżeli wysyłamy ten sam list do wielu odbiorców, ukryjmy pozostałe adresy, stosując tzw. kopię ukrytą. Może się zdarzyć, że ktoś nie ma ochoty, aby jego adres e-mail został w ten sposób udostępniony innym użytkownikom. Ryzykujemy też, że nasz list nie zostanie w ogóle przeczytany, bo odbiorców zniechęci długa lista poprzedzających adresatów.

     Pamiętajmy, żeby zawsze na koniec przeczytać jeszcze raz to, co napisaliśmy, poprawić błędy, literówki, upewnić się, że umieściliśmy odpowiednie zwroty grzecznościowe i dopiero wtedy kliknąć „wyślij”.
    W końcu e-mail, mimo że dużo szybszy i tańszy, to także pisemna wizytówka autora, podobnie jak list wysłany pocztą.

      

autor Katarzyna Dobrowolska-Wójcik

Anna Piórkowska 4-3-2015

autor zdjęcia Katarzyna Dobrowolska-Wójcik

Komunikat

Brak komentarzy dla tego wpisu

Fotogaleria

Strona używa cookie

Zamknij

Original text